Gesprekken kunnen op vier manieren worden vastgelegd.
Jezelf opnemen: Een audio- of videobestand kan handmatig worden geüpload. Denk hierbij aan het opnemen van een gesprek vanaf een mobiel apparaat of het gebruik maken van de opnamefuncties in applicaties als Zoom en Microsoft Teams.
Simply's desktopopnamesoftware: Door de native desktopopnamesoftware van Simply te downloaden, kunnen gesprekken naadloos worden opgenomen zoals gevraagd door een klein pop-upvenster.
Simply's mobiele opnameapplicatie: Binnenkort beschikbaar op iOS en Google Playstore, de Simply mobiele opnameapplicatie kan worden gebruikt om face-to-face vergaderingen op te nemen en rechtstreeks met uw dashboard te synchroniseren.
VOIP-integratie: SimplyAi kan ook worden aangesloten op uw VOIP-systeem, zodat eventuele telefoongesprekken via uw VOIP-systeem ook rechtstreeks met uw dashboard kunnen worden gesynchroniseerd. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met uw Simply-vertegenwoordiger.
Zodra een gesprek naar uw dashboard is geüpload, kunt u op ‘start analyseren’ klikken en de gespreksdetails invullen. Als het gesprek is opgenomen met een van de opnameapparaten of VOIP-integraties van Simply, dan zijn een aantal gegevens al voor u ingevuld.
Het toevoegen van de juiste deelnemers aan het gesprek is een belangrijke stap om een optimale afhandeling te garanderen. De eerste keer dat u een nieuwe persoon spreekt, moet die persoon altijd aan uw contactenlijst worden toegevoegd. Typ hun naam in het deelnemersveld en klik op 'Nieuw contact maken'. Als de bezoeker iemand is met wie u eerder hebt gesproken, zou de contactpersoon moeten verschijnen zodra u begint met het typen van zijn of haar naam. U kunt erop klikken. Als er meerdere deelnemers waren, kunnen er meer lege velden worden toegevoegd door op de knop “Bezoeker toevoegen” te klikken.
Wanneer alle gegevens correct zijn ingevuld, kunt u op “Start verwerking” klikken.
Zodra de verwerking is voltooid, is het gesprek klaar voor analyse en kan het worden geopend door op 'Nu bekijken' te klikken. Hiermee gaat u naar de eerste versie van de analyse, waarbij slechts een paar verfijningsstappen nodig zijn voordat de samenvatting van het gesprek compleet is.
Als u ooit probeert een gesprek te analyseren met meerdere nieuwe mensen die geen geregistreerd stemprofiel hebben, kan Simply het gesprek niet goed analyseren zonder verdere informatie. Wanneer dit gebeurt, wordt de status gewijzigd in “Onvolledig”. Om dit op te lossen, klikt u op de knop 'Details toevoegen' en vertelt u Simply welke sprekers welke contactpersonen waren. Om u te helpen bij het coördineren, kunt u op een soundbite van een van de onbekende sprekers klikken om hun stem te herkennen en vervolgens die spreker taggen als de persoon van wie u weet dat het is. Wanneer u klaar bent, klikt u op “Sprekers bevestigen” om door te gaan met de volgende fase van de analyse.
Dit zijn vaste templates waarmee Simply de meest inzichtelijke samenvattingen maakt en zijn gebaseerd op het type gesprek dat is gevoerd. Bij de lancering biedt Simply 5 standaard gespreksprofielen: Recruitment: kandidaat-intake, recruitment: bedrijfs-intake, sales discovery call, support en algemene vergadering. Elk van deze is zorgvuldig samengesteld om Simply te helpen bij het maken van de nuttigste samenvattingen.
De echte kracht van Simply ligt in de mogelijkheid voor ons om aangepaste gespreksprofielen te creëren die passen bij de behoeften van uw bedrijf. Alle gestructureerde gesprekken met vooraf gedefinieerde administratieve vereisten kunnen worden gerepliceerd via onze aangepaste AI-modellen, zodat ze bijna niet te onderscheiden zijn van menselijk administratief werk.
Zodra het gesprek gereed is voor beoordeling, kan het gegevensvalidatieproces beginnen. Van elk gesprek wordt een uniek rapport gemaakt. Aan de linkerkant vindt u de samenvatting, onderverdeeld in nuttige kopjes. Aan de rechterkant vindt u het volledige transcript en de zoekfunctie waarmee u specifieke momenten uit het gesprek kunt identificeren die betekenisvol waren.
Op alle aantekeningen die aan de linkerkant worden weergegeven, kan worden geklikt, waardoor u naar een sectie in het transcript wordt geleid waar onze AI de betekenis heeft afgeleid om deze notitie te produceren. Bovendien kunnen alle zinnen in het transcript ook worden aangeklikt om de bijbehorende soundbite af te spelen voor dubbele controle.
Als u wijzigingen wilt aanbrengen of extra context wilt toevoegen, kunt u dat eenvoudig doen aan de rechterkant van de samenvatting. De rechterkant is volledig bewerkbaar en doorzoekbaar, aangezien dit de definitieve versie is die wordt opgeslagen en geëxporteerd.
U kunt gebruik maken van de functie Zoeken en Vervangen in het deelvenster Notities om eventuele fouten, zoals verkeerd gespelde namen of andere identificatiegegevens, snel te corrigeren, waardoor de samenvatting verder wordt verbeterd.
Onder de Samenvatting en Notities vindt u de Datapunten-module, die handig nuttige belangrijke gegevenspunten weergeeft die tijdens het gesprek zijn genoemd. Als u merkt dat de samenvatting onvolledig, onvoldoende of onbevredigend is, kunt u een rapport maken door op het rapportanalysevlagpictogram te klikken. Als u een samenvatting rapporteert, wordt er een bericht verzonden naar het administratieve team van Simply, waardoor we specifieke gevallen kunnen beoordelen en het toekomstige product verder kunnen verbeteren.
Als u tevreden bent met het rapport, kunt u op de knop ‘klaar om te beoordelen’ in de paginakop klikken en de status wijzigen in ‘voltooid’. Zodra dit is voltooid, is het rapport gereed voor export. Exporteren kan eenvoudig worden gedaan door op de exportknop te klikken, waardoor een Word-bestand wordt aangemaakt dat naar uw apparaat kan worden gedownload.
Als u actieve CRM-integraties heeft, kunt u ook rechtstreeks naar uw verbonden CRM exporteren.
In de toekomst zullen er nog meer exportopties beschikbaar komen, waardoor u samenvattingen kunt omzetten in schriftelijke e-mails, memo’s, kandidaatprofielen en meer.
Nadat u de Simply desktop-opnametoepassing hebt gedownload, zou u deze als een ZIP-bestand in uw downloadmap moeten vinden. Nu kunt u dit bestand uitpakken met behulp van de Windows-eigen versie van “7zip” of een andere software die u liever gebruikt (bijvoorbeeld: Winrar). Gebruik de standaard 7zip, klik met de rechtermuisknop op het gezipte bestand en selecteer "Hier uitpakken" om de bestanden uit te pakken.
Na het uitpakken moet er een nieuwe map worden aangemaakt in uw downloads. Als u deze map opent, vindt u “Simply_business.exe”. Als u dubbelklikt op dit bestand, wordt de Simply Recording-toepassing geopend. Als u een snelkoppeling op het bureaublad wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop op “Simply_business.exe” en selecteert u de optie “Snelkoppeling maken”. Hierdoor wordt een nieuw bestand aangemaakt in de map met de naam “simply_business.exe – Snelkoppeling”. Sleep deze snelkoppeling naar de plek waar u er toegang toe wilt hebben, bijvoorbeeld uw bureaublad, en hernoem hem vervolgens naar wat u maar wilt.
Nu kunt u de opnametoepassing eenvoudig openen via uw snelkoppeling wanneer u een gesprek wilt opnemen.
Nadat u de opnametoepassing hebt geopend, wilt u eerst inloggen op uw Simply-account. Vervolgens wilt u de microfoon- en luidsprekerconfiguraties selecteren die u tijdens uw gesprek wilt gebruiken. Als u uw hardware niet in de lijst met opties kunt vinden, zorg er dan voor dat deze op de juiste manier is aangesloten, ingeschakeld en functioneel is ingesteld.
Nadat u uw configuratie heeft ingesteld, kunt u nu op “Start opname” klikken zodra u klaar bent om uw gesprek te beginnen. Wanneer u begint met opnemen, verandert de applicatie in een kleinere widget die u eenvoudig kunt slepen en bijhouden.
Binnen deze widget kunt u nog steeds uw audioconfiguraties wijzigen door op de pijlsymbolen te klikken en het lijstmenu te openen. U kunt ook op elk gewenst moment de opname van uw microfoon of luidsprekers dempen door op hun respectievelijke symbolen te klikken, als u wilt dat de recorder om welke reden dan ook tijdelijk stopt met het opnemen van die audiostream.
Nadat u de opname stopt, wordt uw gesprek automatisch gesynchroniseerd met uw Simply-dashboard, waar het klaar is voor analyse. Als er om welke reden dan ook een fout optreedt bij het synchroniseren, kunt u het niet-gesynchroniseerde gesprek vinden op het tabblad Geschiedenis, waar u kunt proberen het opnieuw te synchroniseren.
Als het gesprek om welke reden dan ook niet in uw dashboard verschijnt en u het ook niet kunt zien op het tabblad Geschiedenis van de opnametoepassing, dan moet u altijd een back-up van de opname kunnen vinden in een map in uw documenten met de naam “Simply_Recordings”, ofwel in “Gesynchroniseerd” of “Niet gesynchroniseerd”. U kunt deze opname nu handmatig uploaden naar uw dashboard via de uploadfunctionaliteit.